איך מספיקים יותר?
אז כבר הוכחנו בפוסט הקודם שרבוי משימות (multi tasking) מזיק למשימות, וד"ר טל בן שחר הוכיח לנו שזה מזיק לא רק למשימות אלא גם לנו.
אז מה עושים עכשיו? איך ממלאים משימה אחר משימה באופן יעיל?
לפני שנה וחצי בערך התוודעתי לבלוג בשם "הרגלי זן" (Zen Habits) . מחבר הבלוג דוגל בפשטות וביעילות, וכל הפוסטים שלו עוסקים באספקטים שונים של נושאים אלה.
אז הפוסט הראשון שמתאים בנושא הזה, כותרתו (באופן מפתיע) היא "איך לא לעבוד בריבוי משימות". הוא מתחיל במניית 3 סיבות לכך שריבוי משימות הוא גרוע, וממשיך בכללים הבאים (שאת החשובים שבהם הוא מפרט בפוסטים אחרים שאצטט כאן לרווחת תושבי הסביבה):
- ליצור רשימת משימות (to-do list);
- שיהיה כלי לרישום הערות ועניינים אחרים;
- שיהיה Inbox פיזי ודואלי;
- לתכנן את היום בבלוקים;
- דבר ראשון בבוקר – להתחיל מהמשימות החשובות ביותר;
- לכבות את כל המסיחים;
- להלחם בצורך לבדוק דואל ושות’;
- אם נכנסים דברים חדשים תוך כדי ביצוע המשימה הנוכחית להכניס אותם לאחד ה-Ibox-ים (הפיזי או הדואלי);
- כל כמה זמן לעבד את מה שיש ברשימות וב-Inbox-ים;
- אם מה שנכנס תוך כדי המשימה אינו סובל דיחוי, אז לרשום כמה שיותר דברים מהמשימה הנוכחית שיאשרו לנו לחזור אליה באופן חלק.
העיקר בגישה של אדון זן (שקוראים לו באמת ליאו בבוטה, אבל בליבי אני קוראת לו Mr. Zen Habits), כפי שאני תופסת אותו, הוא הנושא של MIT – המשימות החשובות ביותר (Most Important Tasks), לכן ארחיב על זה קצת: MIT הוא המשימה שאתה הכי רוצה או הכי צריך לבצע היום. במקרה של אדון זן, הוא שינה את זה ל-3 משימות – 3 דברים שהוא מוכרח לבצע היום. כמובן שהוא מצליח לבצע יותר מ-3 משימות, אבל הרעיון הוא שלא משנה מה עוד אני עושה היום, אלה הדברים שאני רוצה לוודא שאני מבצע. אז ה-MIT הוא הדבר הראשון שהוא מבצע כל בוקר. והנה המפתח ל-MITים שלו: לפחות אחד ה-MIT-ים צריך להיות קשור לאחת המטרות שלו בחיים (וכאן הוא מפרט איך לבחור מטרות בחיים). שתי המשימות האחרות יכולות להיות בענייני עבודה (והן בד"כ אכן כאלה), אבל אחת חייבת להיות הצעד הבא באחת המטרות שלו. כך הוא מוודא שהיום הוא עושה משהו כדי לקדם את המטרות שלו. וזה הדבר הכי משמעותי: כל יום הוא עושה משהו להגשמת חלומותיו. עוד מפתח: לעשות את ה-MIT-ים דבר ראשון בבוקר, בבית או מיד כשמגיעים לעבודה. אם דוחים אותם, אז נהיים עסוקים והזמן בורח. תגמרו איתם, ושאר היום הוא רווח נקי!
בפוסט נוסף בנושא המעטת משימות, אדון זן מסביר למה 3 זה המספר האופטימלי של משימות להקצות לעצמנו: מצד אחד 3 זה מספר קטן, ואמרנו כבר שאנחנו צריכים לנסות להספיק פחות כדי להספיק יותר; ומצד שני אילו היתה לנו רק משימה אחת והיא היתה נתקעת (למשל, היינו מחכים למישהו אחר שיבצע חלק במשימה) אז היינו מבטלים את זמננו בהמתנה חסרת מעש.
גם הנושא של תכנון יום העבודה הוא משמעותי מאד בדרך להיות יעילים. במאמר בניו-יורק-טיימס מלפני שנה, מסבירה יועצת יעילות איך תכנון נכון יכול להשפיע לטובה.
הפוסט הבא שנראה לי חשוב, מדבר על איך להתמודד עם ימים מטורפים (לא שזה רלוונטי אלינו, כי כאן במו"פ הימים שלנו רגועים ושלוים…). הוא חוזר על כמה נקודות מהפוסט הקודם (ליצור רשימת משימות; לתכנן את היום; להפסיק לעבוד בריבוי משימות ; לשלוט בתקשורת נכנסת), ומוסיף שתי נקודות שאהבתי: לסכם את היום, וליצור שגרות.
לסכם את היום – להקצות קצת זמן בסוף היום (אני אישית עושה את זה בדרך הביתה, אבל כל אחד ומה שמתאים לו) לחשוב על מה שעשינו, לסמן משימות ברשימת המשימות, להוסיף משימות חדשות, לתכנן את היום הבא.
ליצור שגרות – שגרה היא דרך להרגיש שליטה בחיים. לאדון זן יש שגרת בוקר, ושגרת ערב. כשהשגרות הופכות להרגל, הימים הרבה פחות לחוצים.
בפוסט נוסף, אדון זן מכיר לנו אפליקציה פשוטה ומתאימה מאד לשיטתו של פשטות ויעילות: NowDoThis. אפליקציה חמודה, שדוגלת בשיטת מיעוט המשימות, והתרכזות במשימה אחת בלבד בכל נקודת זמן.
בפוסט הבא אדון זן מעודד אותנו להאט. אני לא מפרטת גם מפאת קוצר הזמן (האירוניה, האירוניה), אבל גם כי הפוסט כתוב כל כך מרגיע שכדאי לקרוא אותו במקור.
לפני סיום, יש שלושה פוסטים שקצת מרחיבים את הנושא, ואני ממליצה לפחות להציץ בהם. הראשון הוא 12 דרכים עוצמתיות לפשט את חיי הרשת שלנו, השני הוא יעילות הייקו – האמנות העדינה של תיחום עצמנו להכרחי בלבד, והאחרון החביב הוא דואל זן: רוקן את ה-Inbox שלך.
לסיכום, כל המתודות שהזכרנו לעיל מתוארות בצורה זורמת בפוסט המתאר יום עבודה רגיל של אדון זן.
השארת תגובה