אולי אם ננסה להספיק פחות, נספיק יותר

ב"ה כולנו עסוקים בעבודה. אני אומרת ברוך ה’ כי זה טוב – העובדה שאנחנו עסוקים פירושה הוא שיש עבודה, וכשיש עבודה יש פרנסה (בינתיים).
כשאנחנו עסוקים זה בד"כ מפני שאנו עובדים על מספר פרוייקטים בבת אחת, ובכל פרוייקט הרבה משימות. מאחר שבכל פרוייקט אנחנו צריכים להראות התקדמות (כדי שאף פרוייקט לא ירגיש מקופח) ההתמודדות שלנו היא לעבוד כמעט בבת אחת על כמה משימות. ניצול הזמן האופטימלי נראה כך: אנחנו כותבים אפיון של פרוייקט א’, תוך כדי זה מקבלים טלפון ומטפלים בענין של פרוייקט ב’, ומיד אח"כ נכנסים לישיבה עם נציג פרוייקט ג’, והופ – עברה שעה, והתקדמנו בשלושת הפרוייקטים. הפלא ופלא! עובד מצטיין של השנה!
אבל האם באמת ניצלנו את השעה הזאת באופן המקסימלי? האם ההתקדמות שלנו בכל פרוייקט בשעה הזו היתה ההתקדמות המירבית האפשרית? ג’ואל ספולסקי טוען שממש לא. במאמר שהוא כתב כבר לפני כמה שנים, המנתח את זמני העבודה על 2 משימות, הוא משווה בין הזמן שלוקח לכל משימה כשהעבודה נעשית באופן טורי (משימה אחת אחרי השניה), לבין הזמן שלוקח לכל משימה כשהעבודה נעשית באופן מקבילי (מעבר בין שתי המשימות).
מעבר לעובדה שבעזרת תרשים מאד פשוט הוא מראה כי ממוצע הזמנים של משימה קטן כמעט בחצי כאשר עובדים על המשימות זו אחרי זו, הוא מכניס אלמנט משמעותי למשוואה: זמן מעבר בין משימות. כשעוסקים במשימה הדורשת ריכוז גבוה, זמן המעבר בין המשימות הוא משמעותי. כשעוסקים בעיצוב, בתכנות, בכתיבת מסמך אפיון – אנחנו שומרים במוח הרבה דברים בבת אחת. אם עוזבים את המשימה הזו לטובת משימה אחרת – כל הדברים שהיו שמורים במוח נמחקים. ג’ואל מספר שהיה אצלם מצב שבו הם היו צריכים להפסיק את עבודת הפיתוח כדי לעזור ללקוח במצב חרום למשך שלושה שבועות. כשהם חזרו למשרד, נראה היה שעברו שלושה שבועות נוספים עד שחזרו לתפוקה מלאה בפיתוח.
ג’ואל מתחיל את מאמרו באמירה ש"הפלת תיקים" על אנשים היא חרב פיפיות: אם עושים אותה נכון, אפשר להשיג יעילות מהממת. אבל אם לא – מגיעים למצב שבו לא מצליחים לסיים שום דבר וכולם מתלוננים ש"אף פעם לא עושים כאן שום דבר".
המאמר שלו מסתיים במסקנה חדש משמעית: "never let people work on more than one thing at once".

לאה כהן | 19 בנובמבר 2008 | יעילות, פיתוח | תגובות